Büroalltag: der Kollege ist krank!

p395289 NEUNsight Februar 2019

Die Grippewelle rollt und immer wieder müssen ausfallende Kollegen schnellstmöglich ersetzt werden. Die größte Herausforderung besteht für eine temporäre Vertretung darin, an die nötigen Hintergrundinformationen zu kommen, so eine aktuelle Studie.

Die Krankheitszeit ist in vollem Gange und die Ausfallzeiten werden größer. Allein in der dritten Januarwoche registrierte das Robert Koch Institut über 2200 neue Fälle von Grippe in Deutschland. Die volkswirtschaftlichen Kosten aufgrund gesundheitsbedingter Ausfälle liegen deutschlandweit im zweistelligen Milliardenbereich.

Kein seltenes Phänomen

Wie eine Studie der OTRS Group zeigt muss mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter (51 Prozent) mehrmals im Monat die Arbeit für einen Kollegen, der nicht arbeitet, mit erledigen. Fast ein Viertel (23 Prozent) gibt sogar an, einen ausfallenden Mitarbeiter jede Woche vertreten zu müssen. In Brasilien sagen über 34 Prozent, jede Woche für einen Kollegen einspringen zu müssen, während es in Deutschland 21 Prozent und in den USA nur 14 Prozent sind.

Schnell an Informationen kommen

Die größte Herausforderung bei der temporären Vertretung besteht für 37 Prozent der Befragten darin, die notwendigen Hintergrundinformationen zu finden. Danach folgt das Verstehen des Aufgabenstatus (34 Prozent) und das Wissen darüber, wen man kontaktieren muss, um die Aufgabe zu Ende bringen zu können (25 Prozent). Auch das zusätzliche Zeitaufkommen für die Vertretung ist nicht unerheblich: 38 Prozent benötigen bei der Vertretung täglich mindestens eine zusätzliche Stunde, 11 Prozent sogar über zwei Stunden. 33 Prozent geben an, täglich eine halbe Stunde bis Stunde extra zu brauchen, wenn der Kollege nicht da ist.

Digitale Cloud-Lösung

„Krankheiten können nicht geplant werden. Aber was geplant werden kann, sind gute Vertretungsregelungen und eine transparente Kommunikation, und diese bereits im Vorfeld“, so André Mindermann, CEO der OTRS AG. „Eine  ausbleibende Antwort kann im digitalen Zeitalter große Folgen haben und unter Umständen sogar zum Verlust eines Kunden führen. Was sich anbietet, ist ein Cloud-basiertes Ticket-System. Hier werden alle Anfragen, Probleme und Kommunikationsabläufe und ihr aktueller Status transparent hinterlegt. Ein Vertreter muss sich also nicht erst in einen fremden E-Mail Account einloggen, um den letzten Vorgang einzusehen. So können Unternehmen ihre Risiken, die bei hohen Ausfallzeiten entstehen, minimieren.“

Autoren: Michael Storks / Saskia Stähle-Thamm

Bild: DAK Gesundheit

Im Überblick

Nicht nur erkrankte Kollegen sorgen für Mehrarbeit in den Unternehmen. Der sich seit Jahren verstärkende Fachkräftemangel sorgt ebenfalls für Überstunden in der Belegschaft. Diese Überbelastung führt nicht selten zu negativem Stress mit krankheitsauslösenden Burn-out-Symptomen, die zunächst beispielsweise als ständiger Kopfschmerz oder latenter Gereiztheit zu erkennen sind. Nicht umsonst sind psychische Erkrankungen auf Platz 2 der krankheitsbedingten Ausfalltage gestiegen.